Hur genomförs en onboarding på distans? För många av våra kunder ligger fokus just nu på att minimera produktionsbortfall och bibehålla en så hög företagsamhet som möjligt. Vi vill stötta våra kunder genom att erbjuda Flexkompetens® och bra förutsättningar för en rekryteringsprocess som sker helt eller delvis på distans. Så att vi tillsammans kan rida ut stormen och komma ut starkare på andra sidan.

Effektiva möten på distans

Vi gick tidigt över till att jobba med möten och intervjuer online. På så sätt kan vi hålla viktiga rekryteringsprocesser igång och samtidigt ta nödvändiga försiktighetsåtgärder. Vi har positiv erfarenhet av onboarding på distans och nedan hittar du våra bästa tips för hur du bäst lyckas med en onboardingprocess som sker helt eller delvis på distans.

Viktigt att tänka på vid onboarding på distans

All onboarding online skall vara strukturerad likt en vanlig onboarding, i den mån tjänsten tillåter. Se över vilka moment som finns i er vanliga onboarding-process och anpassa dem för att fungera på distans. Den största skillnaden är att processen kommer ta något längre tid än vanligt vilket man böra vara medveten om och anpassa onlinemöten och liknande med detta i åtanke.

Hur genomförs en onboarding på distans?

Nedan hittar du vår onboardingprocess med steg och parametrar som avgör hur väl du lyckas med din onboarding på distans.

Ge en bra introduktion - var/när/hur/varför

Det är viktigt att man från början berättar varför man gör en onboarding på distans och hur det kommer gå till. Gör en tydlig checklista med vilka moment som skall genomföras samt vilka fysiska möten som är nödvändiga, om några. Ta hjälp av oss på Uppstuk för att upprätta en bra checklista och process. Nedan beskriver vi de viktigaste stegen för hur du lyckas med onboarding på distans.

1. UTRUSTNING OCH INLOGGNINGAR

Detta steg bör se ungefär likadant ut som vid vanlig onboarding. Säkerställ checklistan över de moment (dator, inloggningar, informationsdelning, etc) som normalt ingår i er onboarding. Skillnaden är att inloggningar och arbetsverktyg är viktigare än det fysiska skrivbordet. Detta steg kan även ta något längre tid än vanligt.

2. UTSE EN MENTOR

Det är viktigare än vanligt att den nya medarbetaren vet vem medarbetaren ska vända sig till om denne har frågor eller funderingar. Därför bör en tydlig mentor utses.

Våra bästa tips

- Det viktigaste är att välja en person med integritet, lugn och kunskap om teamet.

- Mentorn ska hålla tät dialog med den nya medarbetaren om arbetssituationen och känslan i företaget(även på distans)

- Mentorn är den som ska vägleda och se till att den nyanställda kommer igång med sina arbetsuppgifter.

3. INVOLVERA MEDARBETAREN I TEAMET

Hur skall det gå när den nya medarbetaren kanske inte träffar någon av sina nya kollegor IRL? Det viktigaste här är att göra så att er nya medarbetare känner sig välkommen i gruppen.

Våra bästa tips

- Var informell och personlig, det skapar tillit till teamkulturen.

- Boka in ett välkomstmöte över nätet där de närmaste medarbetarna presenterar sig och får höra mer om sin nya teammedlem.

- Skapa en chattgrupp, Slack eller motsvarande där medarbetarna kan kommunicera med varandra och involvera sin nya kollega snabbt och informellt. Faktatunga meddelanden kan gå på mail för sortering.

När personen är 'på plats'

4. INFORMATION & KOMMUNIKATION

Kommunikation är något av det viktigaste vid onboarding, även på distans. Det är otroligt viktigt att medarbetaren/konsulten får rätt information om företaget och om sina arbetsuppgifter.

Undvik fallgropar

- Skicka inte företagets årsredovisning med medföljande presentation eller andra dokument utan förklaring eller kommentar. Slå en pling och berätta varför du skickat över materialet och vad som är viktigt.

- Sammanställ så mycket information kring arbetsuppgifter och teammedlemmar som möjligt för att underlätta.

- Den enda risken med onboarding på distans är att man missar små nyanser i kommunikation som normalt sker ansikte mot ansikte. Öppna upp för dialog och en ärlig kommunikation så kan ni undvika detta problem.

5. ÅTERKOPPLING & FEEDBACK

Många företag tenderar att omedvetet prioritera bort återkoppling, och detta är ett bra tillfälle att vässa rutinerna för detta och se till att de fungerar på ett bra sätt. Det gäller både kommunikation till och från medarbetaren och mentor, chef och team. Det är viktigt med återkoppling och feedback för att säkerställa att den nya medarbetaren förstår uppdraget och sina arbetsuppgifter så att dessa kan utföras på bästa sätt.

VAR PERSONLIG, DRICK KAFFE OCH HA KUL TILLSAMMANS!

Slutligen vill vi pusha för arbetskulturen. På kontoret pratas det inte bara om jobb, detsamma borde gälla på distans. “God morgon” kan sägas över chatten. “Vi ses imorgon, ha en fin kväll” likaså.

Detta är extra viktigt när man är ny på kontoret. Kanske dags att boka in en stående kaffe-chat varje torsdag? Det är viktigt att stärka teamkänslan och kulturen på distans och kanske stärker ni er kultur ytterligare genom att nu tillsammans ta er an de nya utmaningar som uppstår med att arbeta på distans.

Känner du att detta känns övermäktigt eller vill du ha stöd med denna process? Välkommen att kontakta mig.

Niklas Fröling